今年から、改正電子帳簿保存法が施行されまして、弊事務所も請求書などはペーパーレスにしてますが、外で購入する際のレシートとかは、紙での保管になりますね。
ペーパーレスで困ったことといえば、ほとんど紙を使っていないせいか、使おうと思ったら、インクがかすれていることがあることですかね。
電子帳簿保存法におけるデータの保管方法ですが、改正されて、だいぶ簡単になりました。
保存要件が４つありまして、以下になります。
1.システム概要に関する書類の備え付け
2.見読可能装置の備え付け
３.検索機能の確保
4.データの真実性を担保する措置
法律なので、固い言葉で記載されてますが、１と２は、税務職員が来たら、データを見れるようにしておけばよいだけです。
会計ソフトのマニュアルがあるとか、ディスプレイがあるとか、そういうことです。
会計ソフトのマニュアルなんかあっても、税務職員が実際にマニュアル見ながら作業するとは思えませんけど。。。
３の検索機能の確保は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはならないということになってます。
ファイル名に日付等をつけて、検索できるようにする等などの具体例が挙げられてますが、実務上は、税務職員から、証憑見たいと言われて、すぐに出せる状態なら、文句は言われないようには思います。
ただ、レシートなどの紙でもらうことが多ければ、わざわざPDFなんかにしないで、ファイルかなにかにレシートをまとめておいた方が断然楽ですよね。
私も紙のレシート類はファイルにひとまとめにしているだけです。
データで保存しているのは、いまのところ、会計データ、契約書、メールで送られてきた請求書だけですかね。
4のデータの真実性を担保する措置については、
①タイムスタンプが付されたデータを受け取る、
②データに速やかにタイムスタンプを押す、
③データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
④不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
との記載ですが、①～④のいずれかでよいので、断然④がハードルが低いです。
しかも、ご丁寧なことに、規定のサンプルを国税庁がだしてくれてます。
国税庁がだしている規定↓
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
規模の小さい事業者は、これを適当に作成しておけばよいですね。
規定を作成しておけば、なんでもかんでも電子データ化してしまえばよいというわけではありませんが。
メールは、規定さえ作成していれば、保存要件を満たしますが、手書きのメモなんかは、データでの保存は不可です。
データでの保存は簡単でよいのですが、PDFって改ざんしやすいですよね。
スルガ銀行の不正融資で通帳のPDFを改ざんするという場面をTVで見たのですが、見ても改ざんされたものとわからなかったですね。
データ保存を悪用して、安易な改ざんをされてしまうのではと危惧してます。
PDFなんかは、調べれば、改ざんの痕跡がわかるんですかね。
故意に改ざんした場合、青色申告の取り消し、10％の重加算税となるようです。